文：译言赞赏

来源：译言（ID：yeeyancom）

• 还记得你今年立下了什么新年计划吗？现在还有没有在执行计划？

如果答案是“没有”的话，你很可能是没有刻意地从日程表中把旧的活动移除，为新的活动腾出时间。大多数人正是落下了这个陷阱，所以才无法完成计划。

• 不除旧迎新，等于是试图把更多文件塞进一个已经塞爆了的抽屉，或者为了买更多东西而负债。

你的计划也许还可以坚持一阵子，但是不久之后，你将会分身乏术。这个时候，如果要恢复可持续的生活方式（或者归档系统），你的工作就要重新整顿一番了。

• 你要暂停下来，考虑从日程表中除掉一些工作。

这样做虽然要花时间，但是你不但不会再忙昏头，还能变得高效。下面几个策略，不仅能帮你简化日程安排，还能帮你腾出时间，完成新目标和计划。

01

重新评估你的所有工作任务

许多公司将工作和项目堆积起来，却不设定明确的优先级和时间需求。一年初始，正是清理日程表、重新评估工作内容和执行方法的最佳时机。

• 首先，你要针对目前手上的工作项目，问问自己几个问题：

1. 完成这个项目，是否还有意义？

2. 我是不是执行这个项目的适合人选？

3. 把这个项目移到另一个季度，会不会比较实际一些？

虽然你可能缺乏单方面做决定的权力（视你的职位而定），但是只要花些时间后退一步考虑大局，你至少会有机会与老板和团队讨论其他的可能性。完成项目的最快方法之一，就是决定不完成这个项目。

• 要是工作任务繁杂得让你难以评估，有一个方法可以帮助你，就是制作一个图表，把工作项目列举出来。

比如，我在《The 3 Secrets to Effective Time Investment》一书中介绍了一种图表，图表的列标题分别为：活动名称、类型（固定或可变化）、时数（小时/月）、工作重要性、个人满意度、强制/可选、工作期限。

你也可以根据你的情况，设计出类似的图表，用适当的列标题来评估你的工作任务，然后利用这些数据来决定什么工作最有价值，应该保留，什么工作最好放弃。

• 决定了要从日程表中移除哪些工作事项之后，你就要开始对具体工作做出改变了。

在把工作项目取消掉、延迟掉或委托给别人之前，你可能要先花点时间寻求同意，但是在几周或几个月的期间里，你的日程表就会开始出现空档。

02

重新评估你的工作风格

评估了具体工作之后，你就要把注意力放在剩下工作的完成方法。

• 减少会议次数，可以有效地帮助你腾出时间来专注于工作。

你要考虑某些项目究竟需不需要举行会议，还要考虑会议的时长和频率。举个例子：如果从每周举行一次为时60分钟的会议，减少到每两周举行一次为时45分钟的会议，每位与会者每个月就可以省下2.5个小时。如果再乘以会议的次数，你甚至可以省下几天的工作时间。

另一方面，如果你的员工在工作时间常常打扰你，“顺便”向你请教，你可以考虑刻意地安排特定时间，或者定期安排一对一会议，让员工在这些时段里向你发问。

• 接着，你要另行指定一些时间段，把门关起。

我为一位客户进行时间管理指导，他说，大部分时间把门关住，也是个很有效的做法。这样做就会告诉人们，除非情况真的很紧急，否则不要进来。这样，你花在应付打扰者、恢复手头工作上的时间就会减少。

• 最后，你要想办法减少与通信技术互动的次数。

只要减少使用电子邮件、社交媒体和其他沟通渠道的时间，你不仅可以大大增加可用在完成工作上的时间，还可以加快完成工作的速度。

就我而言，减少每天用在电子邮件上的时间，对我很有帮助。我只有大概每天一次检查社交媒体通知，而且会严格限制这些通知只出现在手机上。我也会刻意地避免采用所有的新技术。当你不在使用某项技术时，你就不必去检查它了。

03

有策略地添加新目标

一旦刻意地腾出了时间之后，你就可以有策略地加入自己想要参与的活动。你可以在一天之中找时间休息，并且不慌不忙地工作，也可以找时间执行一个你忽略了几个月的重要项目。又或者，你可以把工作时间缩短，这样你就用不着晚上再值班，可以去健身房锻炼、陪陪家人朋友了。

若要对新的活动说“要”，你就要对一些旧的活动说“不要”。如果日程表中的活动正在浪费你的时间，你就要放弃其中一些活动，这样你的计划才可以有所进度。只要遵循上面的技巧，你就可以腾出时间，刻意地加入一些对你真正重要的活动。

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作者简介：ElizabethGrace Saunders，